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EN SUMA...
Lo que se debe y lo que no se debe hacer al tratar con los medios LO QUE SE DEBE Y LO QUE NO SE DEBE HACER AL TRATAR CON LOS MEDIOS Lo que se debe hacer
“La frustración está casi entretejida con la trama de este trabajo”, dice el ex portavoz de la vicepresidencia David Beckwith. “A menos que se tenga sentido del humor, es sin duda un negocio desagradable.” Lo que no se debe hacer
![]() CUANDO HAY UN ERROR O MALAS NOTICIAS El manejo de errores Si en un artículo desvirtúan una declaración de usted o desinforman al público, actúe sin tardanza. Hable con el reportero. No lo amenace. Presente los hechos y considere que todo lo que diga para enmendar el error será de carácter oficial. Si no llega a ningún entendimiento con el reportero, contacte con el jefe de redacción. Usted puede pedir una retractación o rectificación del error, y muchos funcionarios lo hacen así. Pero otros creen que eso sólo hace que la información errónea siga siendo noticia al insistir en ella. Sin embargo, con la Internet, se puede tener acceso a noticias incorrectas en forma perpetua. Por esta razón, el camino a seguir consiste a menudo en pedir una rectificación. Lo que usted haga en realidad depende de cuál sea el error y cuál su grado de severidad. Sin embargo, lo menos que se puede hacer es contactar al reportero y corregir la información errónea o la cita incorrecta. El manejo de malas noticias
![]() ¿Cómo manejan los departamentos del gobierno de los EE.UU. las distintas funciones de la oficina de prensa? Si bien cada funcionario del gabinete puede disponer la oficina de acuerdo con sus propias especificaciones, en los siguientes párrafos vamos a examinar cuatro posibles arreglos. Departamento de Estado: En el Departamento de Estado de EE.UU., el subsecretario de diplomacia pública y asuntos públicos encabeza las actividades del departamento relacionadas con los asuntos públicos, los medios y las comunicaciones. Un subordinado de esta oficina es el secretario asistente para asuntos públicos, quien habla en nombre del secretario de Estado y supervisa cinco oficinas, que son:
También están adscritos al subsecretario un secretario asistente para educación y asuntos culturales, cuya oficina supervisa los intercambios culturales y ciudadanos, y un coordinador de la Oficina de Programas de Información Internacional, que envía conferencistas a otros países, difunde declaraciones de funcionarios de EE.UU. y produce publicaciones y páginas de Internet para que las usen en otras naciones Departmento de Defensa: En el Departamento de Defensa (DdD) de EE.UU., el secretario asistente de asuntos públicos es el máximo funcionario que se dedica a los asuntos públicos y actúa como portavoz del secretario de Defensa. Dicho portavoz dirige también varias secciones:
Todas las secciones del Departamento de Defensa y de los servicios armados tienen la misma estructura, con un portavoz máximo que lo encabeza y al cual se subordina la estructura de la subsección. Por ejemplo, el director del estado mayor conjunto, es decir, el principal asesor militar del presidente, tiene un jefe de asuntos públicos que supervisa las relaciones con los medios, la planificación, las relaciones con la comunidad y las secciones de información de comando. Si bien el jefe de asuntos públicos es el funcionario para el cual trabajan, los portavoces de la sección esperan también la guía de la oficina de asuntos públicos del secretario de Defensa. Departamento de Hacienda: En el Departamento de Hacienda de EE.UU., el secretario asistente para asuntos públicos es el principal funcionario de comunicaciones. Él o ella actúa como secretario de prensa del máximo funcionario de Hacienda, dirige la oficina y prepara la estrategia de comunicaciones a largo plazo del departamento. El secretario asistente supervisa también la oficina de educación pública, la cual maneja las campañas encaminadas a informar al público sobre los nuevos sucesos. Un vicesecretario asistente para asuntos públicos rinde cuentas al secretario asistente, habla en nombre del vicesecretario del departamento y apoya al secretario asistente. El tercer funcionario de la dependencia es el director de la oficina de asuntos públicos, quien dirige a los especialistas del área de prensa, los fotógrafos del departamento y el personal a cargo de los recortes de noticias. El director apoya también al vicesecretario asistente. El director supervisa a cuatro funcionarios de prensa, los cuales se dedican a distintas áreas de políticas bajo la jurisdicción del departamento: oficinas internacionales, oficinas de ejecución, oficinas de tributación y política económica, y oficinas de finanzas internas. Departamento de Educación: En el Departamento de Educación de EE.UU., un director de comunicaciones supervisa las relaciones con los medios de noticias, las publicaciones, las comunicaciones internas y externas, y las preguntas del público. El director traza la estrategia de comunicaciones a largo plazo y en raras ocasiones habla con la prensa. Adscrito al director de comunicaciones hay un secretario de prensa, quien habla en nombre del secretario de Educación y dirige la oficina de prensa. Esta última funciona bajo un sistema de rondas en el que un especialista en medios trata con la prensa los asuntos de educación elemental y secundaria, otro los temas de la educación vocacional y para adultos, uno más se ocupa de la educación especial, y así por el estilo. También hay una unidad redactora de discursos y una oficina de asuntos públicos a cargo de un vicedirector de comunicaciones. ![]() Si bien muchos periodistas presentan sus reportajes todos los días, a veces cada hora, necesitan tiempo para investigar, hacer entrevistas y redactar sus textos. También tienen que enterarse de los eventos de noticias con anticipación –por lo menos de una o dos semanas– para que su idea sea aprobada por sus jefes de redacción, para contratar un fotógrafo y para hacer investigaciones adicionales. Cuando hay una noticia muy importante; p. ej., una controversia política o una crisis repentina; el reportero tiene que cubrirla a veces con pocos antecedentes a su alcance, lo cual hace más difícil su tarea de escribir un artículo bien informado. Por eso hay que poner a disposición de los reporteros la mayor cantidad posible de información y datos de investigación. También es importante averiguar con cuánta anticipación hay que presentar los materiales en cada tipo de medio y las necesidades de cada uno. En esto hay muchas variantes. Periódicos: Los periódicos proveen una cobertura a fondo de las noticias y pueden ser excelentes para llegar al público y a quienes toman decisiones. Los reporteros de prensa suelen tener “rubros” o temas de especialidad sobre los cuales escriben, y eso los hace expertos en ciertas materias, como la economía o la política. A todos los reporteros les agrada la documentación escrita en detalle –con hechos, cifras, anécdotas, gráficas y ejemplos, como comunicados de prensa o información de antecedentes para los medios– para realzar el reportaje. Los materiales tienen que estar bien documentados y es preciso citar las fuentes. Al dar a los reporteros material escrito, como citas textuales y listas de datos, es más probable que publiquen con precisión una cita o un hecho. Los reporteros de periódicos siguen las instrucciones de un jefe de redacción que les asigna reportajes y corrige sus textos. Ellos trabajan con plazos estrictos. En los diarios de la mañana, los plazos terminan al anochecer; los plazos de entrega en los periódicos vespertinos son las últimas horas de la mañana y las primeras de la tarde. Por ejemplo, si habrá una conferencia de prensa a las 11 a.m. y el plazo para entregar la noticia termina a las 5 p.m., el lapso intermedio deberá dar tiempo para que los reporteros del diario de la mañana compilen sus reportajes, los operadores de cámara y los fotógrafos entreguen sus imágenes y los jefes de redacción hagan la edición de la producción final. De igual modo, los periódicos semanales han señalado ciertos días como sus plazos límite. Los periódicos publican todo tipo de noticias: las de tipo “duro”, artículos de fondo, perfiles, análisis, editoriales, artículos de opinión (de ordinario, en las páginas editoriales) y cartas a la dirección. Otros medios tienen también estos tipos de noticias, pero es común que los periódicos ofrezcan la más amplia gama de formatos. En forma similar, hay distintos tipos de periódicos:
Boletines: Se trata de publicaciones para especialistas que pueden tener un formato de revista o de periódico. En general, van dirigidos a audiencias muy especializadas. Servicios cablegráficos: Estos servicios envían artículos que todos los medios de comunicación utilizan, ya sea para reproducirlos en forma directa o como fuente de ideas para otros artículos. Por ejemplo, el director de un diario puede pedir un artículo de fondo de interés local, a raíz de la lectura de un reportaje de noticias duras en el servicio cablegráfico. Algunos de los servicios de noticias más conocidos son The Associated Press, Reuters y Agence France-Presse. Revistas: Igual que los periódicos, las revistas van desde las que tienen un enfoque de noticias general hasta las publicaciones muy especializadas, que cubren, p. ej., la economía o los asuntos del exterior. En el caso típico, el escritor de revistas tiene más tiempo para desarrollar sus artículos en profundidad, que el reportero de un periódico. Las revistas tienen a menudo calendarios editoriales donde registran los temas que cubrirán a lo largo del año. Éstos son útiles para las oficinas de relaciones públicas del gobierno y de otras instancias, como una guía para desarrollar ideas destinadas a ciertos números específicos de dichas revistas. Radio y TV: La radio y la televisión transmiten gran variedad de programas: de tipo nacional, local o regional, noticias directas, programas de interés humano, exhibiciones de problemas personales o “talk shows”, documentales y entrevistas. Los reporteros y los editores que trabajan por asignación en radio y televisión recurren a menudo a periódicos y servicios cablegráficos de noticias como fuentes de ideas para su trabajo. A causa de la gran variedad de sus asignaciones y a diferencia de los reporteros de periódicos, algunos periodistas de radio y televisión, sobre todo en las estaciones pequeñas, tienden más a ser expertos de tipo general que especialistas en temas específicos. Por lo común, los reporteros de TV no pueden informar de un asunto con tanta profundidad como los de la prensa impresa, y suelen reducir un reportaje complicado a un breve segmento de noticias. La televisión es un medio visual y los reporteros y editores por asignación prefieren las reportajes que ellos pueden narrar con imágenes. Los plazos para la entrega de noticias en TV son estrictos. Noticias en línea: El medio más nuevo es el de las noticias por Internet. Igual que en radio y televisión, las noticias que aparecen en las páginas de Internet gozan de difusión inmediata y ofrecen la capacidad de diálogo en ambos sentidos (p. ej., por medio de programas de radio con llamadas del público). Hay todo tipo de noticias en línea, desde periódicos y revistas hasta centros de charla (chat rooms), además de correo electrónico para las audiencias elegidas como objetivo. En vista de la diversidad de las fechas límite en los distintos medios, el funcionario de prensa tiene que ser justo. Es decir, que él o ella debe tomar en cuenta los distintos plazos y no favorecer siempre a los de un medio sobre los de otro al programar ciertos eventos, como las conferencias de prensa. La programación se debe hacer también de modo que los medios electrónicos puedan cubrir los eventos y tengan tiempo para producir sus segmentos de noticias. ![]() LISTA DE VERIFICACIÓN DE LAS FOTOGRAFÍAS Las imágenes, igual que las palabras, cuentan una historia. Cuando use imágenes:
![]() DECLARACIONES OFICIALES Y EXTRAOFICIALES La modalidad preferida para hablar con los medios es hacerlo en forma oficial. Puesto que usted desea que la información referente a su idea o su mensaje llegue al público, ¿por qué no permitir que la publiquen con su nombre? “La forma más segura de actuar es suponer que todas las palabras que usted le diga a un reportero serán publicadas en el periódico, sobre todo al principio, cuando usted no conoce aún a los reporteros con los que trabaja y no sabe en quién puede confiar que aceptará las condiciones de su acuerdo”, dice la ex vocera de la Casa Blanca, Dee Dee Myers. A medida que cultive su relación con los reporteros, sabrá con quién puede hablar libremente. “Entonces podrá usar los comentarios ‘aparte’ como un recurso para explicar asuntos más complejos sin arriesgarse a que los publiquen fuera de contexto”, nos explica. “Pero en las democracias emergentes, donde las reglas no son claras, puede costar muy caro hacer un comentario extraoficial”. Las reglas básicas sobre las cuales acepte hablar DEBEN quedar establecidas antes que haga sus declaraciones, no después. He aquí lo que significan esos términos.
A veces los portavoces hacen aclaraciones extraoficiales para poner en contexto un tema, cuando el reportero parece estar errado en torno a una noticia y las leyes de confidencialidad personal prohíben que esa información sea de carácter oficial. Con el conocimiento adquirido mediante comentarios “aparte”, se puede tener una imagen más completa de la situación. “Hacer que un reportaje no se publique puede ser un logro”, comenta un portavoz del gobierno, “y puede hacer que un reportero o un jefe de redacción retire una información errónea que tal vez estaba a punto de publicar. A veces los mayores éxitos de nuestra actividad son de carácter tal, que nada tenemos que mostrar como resultado de nuestro intenso trabajo y esfuerzo. Así ocurre cuando cancelamos una historia que podría haber sido perjudicial si se hubiera publicado”. ![]() CALENDARIOS Y NOMBRES DE LA PRENSA Para que pueda responder con rapidez las noticias que surgen y sepa elegir los medios adecuados cuando tenga algo que decir, mantenga actualizadas las listas de sus contactos en los medios.
![]() Este tipo de reportaje se usa cuando el lugar donde ocurre un evento o una conferencia de prensa no es lo bastante grande para alojar a todos los reporteros que desean informar sobre una noticia. Por ejemplo, en Estados Unidos se usa a menudo este sistema en la Casa Blanca, ya que el espacio es limitado en la oficina del presidente y otras áreas. En el reportaje compartido, un grupo de representantes de cada tipo de medio “se combinan” para cubrir un evento; escriben un reportaje o graban en cinta magnética el evento y ofrecen sus materiales a sus colegas de la prensa o de los medios electrónicos. El material se entrega a todos a la vez y nadie lo debe usar mientras alguien carezca de él. Un “colectivo” típico se forma con un reportero de cada uno de los siguientes rubros: servicios cablegráficos, medios impresos, revistas, medios electrónicos, un camarógrafo, un técnico de sonido y un fotógrafo de placas fijas. A veces hay una sola cámara que filma el evento y lo transmite a los reporteros que están en un salón cercano. El “colectivo” puede ser aún más pequeño. Cuando el presidente Bill Clinton asistió a un funeral en la Academia Naval de los EE.UU., las dimensiones de la capilla y el protocolo de la ceremonia impusieron la necesidad de hacer un reportaje compartido. Así pues, se permitió el ingreso de una cámara en la capilla. Los reporteros y las otras cámaras se quedaron en el sótano, donde presenciaron la transmisión en vivo del evento, e hicieron sus reportajes a partir de esa transmisión. ![]() Ya que haya decidido cuál será el “mensaje” para un evento, tendrá que determinar cuál es el mejor lugar para llevarlo a cabo, a fin de transmitir el mensaje al público. Por ejemplo, si el evento gira en torno de un anuncio sobre educación, el mejor lugar podría ser un entorno educacional, como una escuela. En cuanto haya seleccionado la escuela, considere lo siguiente:
![]() En Estados Unidos, cuando un alto funcionario como el gobernador de un estado, un miembro del gabinete y, desde luego, el presidente y el vicepresidente, participan en un evento, reciben de antemano un libro de información. Los empleados del personal que presenta el evento preparan dicho libro. Éste tiene la finalidad de propiciar la máxima participación de todos... y evitar sorpresas. En el libro de información típico se explica lo siguiente:
![]() Cualquier agencia del gobierno nacional de Estados Unidos –y también la mayor parte de las agencias estatales, locales y regionales– puede transmitir sus mensajes al público por medio de la Internet (World Wide Web). Las páginas de los principales departamentos federales en la Internet, en la sección que se destina a los medios, podrían incluir un programa o calendario de sus funcionarios clave que muestre tanto los eventos nacionales como los que se cubrirán vía satélite; copias de sus comunicados de noticias, discursos y testimonios; listas de datos y asesorías para los medios; fotos y diapositivas; informes y publicaciones especiales; e incluso un servicio de transmisión de noticias por radio... todo a su alcance a partir de una sola fuente. Para tener una idea de la amplitud y profundidad de la cobertura que las oficinas de prensa de los 14 departamentos de gabinete de Estados Unidos ofrecen en la Internet, visite una o varias de las direcciones de la Red que hallará en la siguiente lista. También se puede enlazar con las oficinas que ofrecen en línea más de 60 agencias y corporaciones del gobierno de los EE.UU., especializadas e independientes, en: Departamento de Defensa Departamento de Educación Departamento de Energía Departamento de Salud y Servicios Humanos Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano Departamento de Justicia Departamento del Trabajo Departamento de Estado Departamento del Transporte Departamento del Tesoro Departamento de Asuntos de Veteranos
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