Una oficina de prensa del gobierno está llamada a lidiar con eventos públicos de muchos tipos. Hay “eventos de los medios” –a los que se invita a la prensa– y hay otros a los cuales la prensa concurre algunas veces y otras no. El portavoz de prensa debe ser capaz de administrar la participación en cualquier evento, de los medios o no, ya sea que él mismo lo haya organizado o que sólo asista como invitado de otra persona.

Piense en esos eventos como funciones de teatro o de ballet. Todo debe estar planeado y previsto, y todo tiene que estar relacionado con el tema general del drama o el ballet. Cada detalle y el papel de cada persona están bien planeados. Debe haber un director –extraído del personal de usted– en el lugar, a cargo de velar por que todo resulte tal como fue planeado.

La planificación de un evento interno

Es necesario realizar una cuidadosa planificación de todos los eventos en los que participa un portavoz de prensa, pero lo es aún más en actos tales como la visita de un jefe de estado o la reunión de varios ministros del exterior.

• Como primer paso, designe a un administrador que supervise todo el evento. Esa persona se puede encargar de todo, o bien, supervisar a otros individuos que se hagan cargo de las distintas tareas.
  
• A continuación, decida cuál será el tema del evento:
  
• ¿Cuál es su propósito?
  
• ¿Qué metas desea usted alcanzar?
  
• ¿Qué impacto quiere llegar a producir?
  
• Establezca las fechas límite para los diversos componentes del evento.
  
• ¿Qué día tendrá que estar terminado el discurso?
  
• ¿En qué fecha se deberán hacer los pedidos de materiales, como plataformas, sillas, toldos, cables eléctricos y teléfonos?
  
• ¿En qué fechas tienen que estar listas las aprobaciones?
  
• ¿En qué fecha habrá que enviar las invitaciones?
  
• Realice reuniones periódicas con las personas involucradas en el evento y asegúrese de que las tareas asignadas se lleven a cabo. Visite el lugar con un día de anticipación, por lo menos, y compruebe que todo esté bien dispuesto. Cuanto más grande sea el evento, con tanta más anticipación tendrá que visitar el lugar: si es un evento estatal, tal vez con varias semanas de antelación; si será una reunión de media hora entre ministros, bastará una hora de anticipación. Pero procure que un miembro de su personal esté siempre en el lugar desde varias horas antes del evento, para que se haga cargo de cualquier cambio de último minuto.
  
• Prepare un libro de información para el evento e incluya en él los horarios, la lista de participantes, los argumentos por discutir o los discursos, las biografías de los invitados importantes al acto, un resumen de asuntos clave, políticos y de otro tipo, además de artículos de prensa acerca de esos temas.
  
• Después del evento, envíe notas de agradecimiento a los que participaron en él, como el personal y los personajes clave.
  
• Celebre una reunión de seguimiento con su personal y, como una guía para mejorar los eventos futuros, escriba un breve informe sobre lo que resultó bien y lo que falló.

En Estados Unidos se acepta la teoría general de que se requieren entre 5 y 10 horas de planificación por cada hora que vaya a durar el evento.

La planificación de un evento externo

Aun cuando se trate de un evento organizado por otra persona, al cual su funcionario de gobierno ha sido invitado como orador, revise todos los pormenores de la participación de éste, incluso el texto de la invitación y los materiales de prensa en los que su jefe sea mencionado.

Envíe siempre a un miembro de su personal al lugar, antes que comience el evento. Así, su enviado podrá intervenir en favor de usted, se enterará de si hay cambios al programa y avisará a su funcionario. Sin esa persona, usted no tendría control alguno sobre la participación del funcionario.

Un aspecto importante de la planificación de un evento externo consiste en evaluar la invitación. Considere este caso: un funcionario de gobierno viajó varias horas para pronunciar un discurso ante un auditorio de partidarios suyos, según el texto de la invitación. Sin embargo, en cuanto llegó al lugar vio que estaba en un foro lleno de opositores con los cuales se esperaba que sostuviera un debate, frente a una audiencia no amistosa. Ningún miembro del personal había verificado con anterioridad la situación, por lo cual nadie estaba enterado de que el evento se había desviado del carácter descrito en la invitación, la cual se hizo en forma verbal.

Para evitar sorpresas, muchos políticos piden que todas las invitaciones se les hagan por escrito. Así saben con exactitud lo que se espera de ellos y pueden negociar su participación de acuerdo con ese escrito. Muchos de ellos responden también por escrito y explican en qué consistirá su intervención.

Cuando se hace una invitación por teléfono, el portavoz o programador de prensa puede decir: “Aquí tenemos la política de que las invitaciones se deben hacer por escrito. Envíe por favor una carta, un fax o un mensaje de correo electrónico con su invitación y los siguientes datos:”

• El título del evento.
  
• Su propósito.
  
• La fecha y la(s) hora(s). A este respecto, vale la pena averiguar si habrá cierta flexibilidad. Por ejemplo, si se trata de una conferencia que durará varios días y se ha invitado al funcionario para un día específico en el cual tiene un compromiso previo, ¿podrá cambiar esa fecha por otro día?
  
• El lugar.
  
• El número de personas cuya presencia se ha previsto.
  
• Si habrá otros participantes y quiénes son.
  
• Si existe la tradición de presentar un invitado especial como orador del evento, ¿será ese invitado el funcionario para quien usted trabaja; p. ej., en su carácter de gobernador de un estado?
  
• Cuál será el papel del funcionario: pronunciar el discurso inaugural, presentarse como el único orador, ser uno entre varios oradores, hablar sobre un tema determinado, u otra función similar.
  
• Si la prensa tendrá acceso al evento o no.
  
• Si es un evento anual o periódico, cómo lo han cubierto los medios en el pasado.